Mandat d’administrateur

Le conseil d’administration est responsable de la gestion efficace des affaires de l’organisme. Cette responsabilité touche les aspects suivants :

·      S’assurer que l’on poursuit la mission de l’organisme, c’est-à-dire que les actions entreprises et les ressources soient utilisées pour répondre à cette mission ;

·      Établir des objectifs et des plans stratégiques à long terme pour l’organisme ;

·      Être responsable de tous les aspects des opérations de l’organisme ;

·      S’assurer de la stabilité financière de l’organisme ;

·      Superviser le personnel.

Certains pouvoirs, dits « discrétionnaires », relèvent uniquement du CA, car ils ne peuvent être délégués, ainsi :

·      Modifier, révoquer et adopter des règlements ;

·      Emprunter au nom de l’organisme ;

·      Embaucher du personnel ;

·      Combler des postes vacants au CA.

Ces tâches sont les responsabilités exclusives du CA.

Les administrateurs font face à trois obligations fondamentales :

·      Le devoir de diligence

·      Le devoir de loyauté

·      Le devoir d’obéissance

Devoir de diligence et de prudence

L’administrateur doit agir de manière prudente et raisonnable dans le meilleur intérêt de l’organisme.

·      Gérer avec sagesse

·      Assister aux réunions et être pleinement informée

·      Avoir une conduite raisonnable

·      S’abstenir de toute décision/action qui pourrait nuire à l’organisme

Devoir de loyauté et honnêteté

L’administrateur doit agir dans les intérêts de l’organisme qui doivent avoir préséances sur ses intérêts personnels. Ceci implique des règles de conduite :

·      En tout temps, agir de bonne foi avec pour seul objectif le bien de l’organisme sans tenir compte des intérêts particuliers d’aucune personne, groupe ou organisation ;

·      Ne pas commettre d’abus de pouvoir dans le but de procurer à soi-même ou à d’autres des avantages ou de faire preuve de discrimination envers une personne ;

·      Respecter en tout temps le secret des discussions tenues au CA ;

·      La confidentialité représente un autre aspect important du devoir de loyauté. L’administrateur doit faire preuve de loyauté en appuyant les décisions du conseil, même lorsqu’il n’est pas d’accord ou qu’il a voté contre ces décisions lors des réunions du conseil.

Devoir d’obéissance

L’administrateur a le devoir de se conformer aux documents constitutifs de l’organisme et de s’assurer que tous et chacun en font autant. S’assurer de la mise à jour des documents officiels. Il a aussi le devoir de s’assurer que les lois et les règlements qui régissent les organismes et les personnes qui y travaillent soient respectés. Un organisme qui emploi du personne a des responsabilités légales et c’est la sa responsabilité de s’assurer qu’elles soient remplies :

·      Verser un salaire ;

·      Respecter les normes du travail ;

·      Payer des DAS ;

·      Offrir un lieu de travail sécuritaire ;

·      Protéger le personnel contre la discrimination et le harcèlement.

Rôles et responsabilités des administrateurs

·      Maintenir à jour la mission, la vision et les orientations de l’organisme

·      Veiller à la santé financière de l’organisme

·      Faire en sorte que l’organisme dispose des ressources humaines appropriées

·      Assurer des relations efficaces avec les membres et collaborateurs

Pour assumer ces rôles, chaque membre du conseil doit :

·      Connaître la mission et le mandat de l’organisme

·      Comprendre les questions financières et budgétaires

·      Faire en sorte que les affaires juridiques soient en ordre, connaître les obligations juridiques du CA et en assurer le respect

·      Respecter la confidentialité des délibérations du conseil

·      Mettre en formation, ses compétences et son expérience à profit dans toutes les décisions du conseil.

À titre informatif, voici un inventaire des principales causes de poursuite auprès d’un organisme :

·      Manquement dans la gestion de l’organisme

·      Congédiement injustifié

·      Conflits entre les administrateurs

·      Défaut de divulguera des informations

·      Non-paient des déductions à la source et salaires impayés

·      Abus sexuels

·      Violence physique et harcèlement psychologique

Qualités personnelles d’un administrateur

·      Intégrité : comportement éthique ;

·      Courage : de poser des questions et d’exprimer appui et opposition ;

·      Bon jugement : fonde leurs décisions et actions ;

·      Perspective : utilise leur expérience et connaissances.

Qualités comportementales d’un administrateur

·      Capacité d’exposer leurs opinions : façon claire, franche et constructive ;

·      Volonté et capacité d’écouter ;

·      Capacité de poser des questions ;

·      Souplesse : réceptif aux nouvelles idées ;

·      Fiabilité : prend une part active.

Être membre ou représentant d'une entreprise membre de la CCEP

Code civil prévoit des lois sur l’admissibilité des administrateurs d’un organisme (ex. : si failli, ne peut pas devenir administrateur)

Admission des nouveaux membres doit être approuvée par résolution lors d’une réunion de CA.